Introduction #
Dans ce tutoriel, vous apprendrez à gérer efficacement les relances clients liées au règlement de vos factures.
Comète vous permet de générer des relances par courrier ou par e-mail, de les enregistrer, et d’y ajouter des commentaires pour un meilleur suivi.
Ce tutoriel est réalisé à partir de la version 1.5.3 de Comète, qui introduit des améliorations significatives dans la gestion des relances.
Paramétrage #
Lettres type de relances #
Une ou plusieurs lettres de relances peuvent être paramétrée pour être envoyées par courrier et/ou
email. Pour paramétrer vos lettres de relances :
- Ouvrez l’onglet Paramètres de la Plateforme
- Cliquez sur Gestion Commerciale puis Textes par défaut
Dans la fenêtre qui liste les textes par défaut, les relances sont identifiées avec un code RELANCE#1, RELANCE#2, RELANCE#3…
Double-cliquez sur une relance pour la modifier.
Ou cliquez sur le bouton 
pour ajouter une nouvelle lettre de relances.
Par défaut, celle-ci contient du texte que vous pouvez modifier (nous vous préconisons de changer la police d’écriture pour une meilleure lisibilité, et de ne pas effacer le champ 
qui sera automatiquement remplacé par la liste des factures échues du client que vous relancerez).
Contacts pour les relances de factures #
Dans les fiches clients et sites, l’onglet Contacts permet de créer ou modifier des contacts, pour lesquels vous pourrez cocher la case « Relances de factures » pour les contacts destinataires des relances des factures du client ou du site associé.
Lors de la mise à jour en version 1.5.3, tous les contacts paramétrés comme recevant les factures par email auront la case pour recevoir les relances de factures par email cochée par défaut.
Utilisation #
Dans la Fenêtre Principale des factures, cliquez sur le bouton 
pour accéder à la fenêtre des Créances et Relances.
Celle-ci ouvre la fenêtre ci-dessous qui liste des clients ayant des factures échues, c’est-à-dire celles ayant un solde positif et une date d’échéance passée.
Cette fenêtre permet d’envoyer par courrier une lettre de relance aux clients sélectionnés avec le bouton 
ou de leur envoyer un email avec le bouton 
. Les emails envoyés comprendront les factures concernées en pièces jointes.
Dans cette fenêtre, double-cliquez sur une ligne pour voir le détail des factures échues d’un client dans la fenêtre ci-dessous :
La partie gauche de la fenêtre liste des factures, leurs nombres de relances et la date de la dernière relance. Sélectionnez une ou plusieurs lignes pour utiliser les boutons ci-dessous :
Modifier la facture sélectionnée
Lister les factures
Imprimer une relance courrier- Envoyer une relance par email
- Imprimer les factures
La partie droite affiche les relances de la facture sélectionnée.
Ajouter une relance manuelle : utile si la relance a été faite autrement que par Comète
(par téléphone, par messagerie…)- Modifier une relance
Supprimer une relance
Voir les logs d’une relance
Les relances associées à une facture sont visibles dans la fenêtre principale de la facture, dans l’onglet « Relances ». Depuis cet onglet, le bouton permet d’envoyer une relance pour cette facture, par courrier, par email ou d’enregistrer une relance manuelle.