Introduction #
Dans ce tutoriel, vous apprendrez à gérer les formalités dans Comète.
Depuis la version 1.5.3, les formalités — auparavant réservées aux agents — peuvent désormais être associées aux clients, sites, sociétés, agences et sociétés sous-traitantes.
Une bonne gestion des formalités vous permet de suivre efficacement toutes les informations administratives, opérationnelles et légales, d’être alerté en cas de date de fin de validité ou de renouvellement à prévoir et, si besoin, de bloquer la planification en cas de formalité échue.
Paramétrage #
Créer ou modifier une formalité #
Étapes pour accéder Table des formalités :
- Rendez-vous sur la plateforme Comète, onglet Paramètres
- Cliquez sur le bouton Exploitation
- Dans le menu, choisissez Général
- Cliquez sur Formalités
Dans cette fenêtre, vous retrouverez l’ensemble de vos formalités.
ℹ️ INFORMATION : Si vous aviez déjà des formalités agent avant la version 153 de Comète, celles-ci ont automatiquement été reportées dans cette nouvelle table.
Le bouton Créer 
vous permet d’ajouter de nouvelles formalités.
Pour modifier les paramétrages d’une formalité, double-cliquez sur celle-ci ou utilisez le bouton Modifier 
.
Les Types de formalité #
Le choix du type de formalité vous permet de définir les éléments auxquels votre formalité pourra être associée. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs types pour une même formalité en cochant simplement les options souhaitées.
Formalité Agents #
Ce type de formalité vous permettra d’associer votre formalité aux agents de votre base de données, mais aussi aux candidats et aux agents sous-traitants.
Une fois votre formalité agent créée, vous pourrez la sélectionner directement dans vos fiches agents en création ou modification d’agent en y précisant les dates de début et de fin de la formalité ainsi qu’une observation ou encore un numéro. Celle-ci sera également disponible pour les sous-traitants et les candidats. Voici par exemple l’onglet Formalité de la fiche agent :
Ces formalités vous permettent par exemple de gérer les contraintes administratives liées aux agents tels que les titres de séjour, les visites médicales ou encore les permis de conduire.
Formalité Clients #
Ce type de formalité vous permettra d’associer votre formalité à vos clients.
Une fois votre formalité client créée, vous pourrez la sélectionner directement en création ou modification de client, dans l’onglet formalité, en y précisant les dates de début et de fin de la formalité ainsi qu’une observation ou encore un numéro.
Ces formalités peuvent par exemple vous permettre de gérer des visites annules que vous voudriez vous obliger à effectuer régulièrement chez vos clients.
Formalité Sites #
Ce type de formalité vous permettra d’associer votre formalité aux sites.
Une fois votre formalité site créée, vous pourrez la sélectionner directement en création ou modification de site, dans l’onglet formalité, en y précisant les dates de début et de fin de la formalité ainsi qu’une observation ou encore un numéro.
Ces formalités peuvent par exemple vous permettre de gérer des renouvellements de badges d’accès, des contrôles de qualités, etc.
Formalité Sociétés Sous-Traitante #
Ce type de formalité vous permettra d’associer votre formalité aux sociétés sous-traitantes avec lesquelles vous travaillez.
Une fois votre formalité Sous-traitante créée, vous pourrez la sélectionner directement en création ou modification de société sous-traitante, dans l’onglet formalité, en y précisant les dates de début et de fin de la formalité ainsi qu’une observation ou encore un numéro.
Ces formalités de type société sous-traitante vous permettent de gérer les éléments administratifs liés aux sociétés sous-traitantes tels que le renouvellement du KBIS, l’attestation URSSAF, l’agrément CNAPS, etc.
Formalité Sociétés & Agences #
Ce type de formalité vous permettra d’associer votre formalité aux sociétés ou agences que vous gérez.
Une fois votre formalité société créée, vous pourrez la sélectionner directement en création ou modification de société ou agence dans l’onglet formalité, en y précisant les dates de début et de fin de la formalité ainsi qu’une observation ou encore un numéro.
Ces formalités de type société et agences vous permettent de gérer les éléments administratifs liés à vos propres sociétés tels que le renouvellement du KBIS, l’attestation URSSAF, l’agrément CNAPS, un audit opérationnel, etc.
Interdire la planification #
Dans la fenêtre de création ou de modification d’une formalité, une option vous permet d’empêcher toute planification au-delà de la date d’expiration de celle-ci :
En activant cette option, vous vous assurez que Comète vérifie systématiquement la validité de la formalité chaque fois que vous tentez de planifier une vacation liée à celle-ci. La formalité peut, par exemple, concerner l’agent que vous souhaitez planifier, la société sous-traitante sollicitée ou encore le site concerné.
En cas de formalité invalide, un message d’alerte bloquera la planification et vous indiquera précisément l’élément à l’origine du blocage.
Par exemple, si vous tentez de planifier un agent appartenant à une société sous-traitante dont l’attestation URSSAF n’a pas été renouvelée, Comète affichera un message d’erreur tel que :
ℹ️ INFORMATION : Veillez à bien renseigner les dates de validité de votre Formalité : en cas de dates non renseignées, Comète considèrera celle-ci comme invalide.
Activation automatique selon nationalité #
Cette option n’est disponible qu’avec les formalités de type Agent.
Ainsi paramétrée, cette option peut par exemple vous permettre de gérer les cartes de séjour : Ici, dès que vous essaierez de créer un agent de nationalité autre que française dans Comète, la formalité sera automatiquement ajoutée à l’agent. En combinant cette option avec l’interdiction de planification. Il vous sera alors impossible de planifier l’agent avant de lui avoir renseigné les dates de validité de sa carte de séjour.
Gestion des alertes #
Il vous est possible de générer automatiquement une alerte en cas d’expiration de la formalité avec l’option suivante :
Dans le cas ci-dessus, Comète déclenchera automatiquement une alerte 60 jours avant la date d’expiration de la formalité. Pour en savoir plus sur la gestion des alertes, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la gestion des alertes dans Comète.
Ces alertes vous permettent d’anticiper le renouvellement de certaines formalités et de prévenir si besoin les personnes concernées.
Conformité des documents #
Cette option n’est disponible qu’avec les formalités de type Agent.
Cette option vous permet de signaler à Comète le nombre et le type de document nécessaires à la vérification de la conformité de la formalité.
Par exemple, ci-dessus, il est indiqué qu’un document de type carte de séjour doit être présent dans les fichiers de l’agent si celui-ci a la formalité carte de séjour de cochée.
Cette gestion vous permet par la suite d’effectuer des analyses de taux de conformité des documents de vos agents et ainsi de vous assurer d’avoir une base documentaire cohérente.
Vous pourrez retrouver plus d’informations à ce sujet dans notre tutoriel sur la gestion documentaire dans Comète.
Supprimer ou archiver une formalité #
Le bouton supprimer 
vous permet de définitivement supprimer une formalité que vous auriez créée par erreur. Cette action est irréversible.
ℹ️ INFORMATION : Il est impossible de supprimer une formalité qui serait rattachée à des agents, clients, sites ou sociétés. Dans ce type de cas, vous devrez soit les décocher manuellement, soit préférer l’archivage ou la fusion de la formalité.
Le bouton archiver 
vous permet d’archiver une formalité : celle-ci sera toujours présente dans votre base de données (l’historique est conservé) mais il ne sera plus possible de l’utiliser.
Fusionner des formalités #
Le bouton fusionner 
vous permet de fusionner deux formalités entre elles.
Cette action est irréversible et vous permet de ne garder qu’une formalité dans le cas où plusieurs du même type auraient été créées dans votre base de données et que vous désireriez les réunir.