Les dérogations

Introduction #

Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à enregistrer une dérogation.
Une dérogation correspond à une indisponibilité partielle d’un agent sur une vacation, par exemple en cas de retard ou de départ anticipé.
Selon les paramètres choisis, cela aura un impact ou non en paie et en facturation.

Enregistrement d’une dérogation #

Pour enregistrer une dérogation dans le planning :

1. Accédez à la Fenêtre d’une vacation en cliquant dessus depuis un Planning, ou en double-cliquant dessus depuis la fenêtre Principale du Profil de Prestation.
2. Cliquez sur le bouton « Ajouter une dérogation » :

1. Sélectionnez une dérogation dans la liste proposée.
2. Saisissez l’heure de début et l’heure de fin correspondant à la période non effectuée. Par exemple, sur une vacation de 07:00 à 19:00, si l’agent est arrivée en retard à 07:20, la période de la dérogation est de 07:00 à 07:20.
   Il est également possible que la dérogation soit située au milieu de la vacation.
3. Créez une vacation de remplacement si son absence a été composée par un autre agent.
   C’est le cas d’un agent en attente de relève lors d’un retard par exemple.
4. Choisissez l’impact sur la facturation parmi ces 3 options :
   • « Diminue la facture » pour que le temps de la dérogation soit déduit de la facture pour cette vacation
   • « Opération transparente » pour que le remplacement ne soit pas visible par le client sur la facture : la vacation d’origine sera entièrement facturée, et la vacation de remplacement sera considérée comme « non facturable »
   • « Facturation intégrale » Cette option facture à la fois la vacation d’origine et la vacation de remplacement dans leur intégralité.

     Exemple pratique : Un agent devait travailler 12 heures, de 7h00 à 19h00, mais il arrive à 8h00. Avec cette option, le client paiera 13 heures (12 heures de la vacation initiale + 1 heure de remplacement).

💡 Si la dérogation souhaitée n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez la créer dans Paramètres > Exploitation > Exploitation > Types d’indisponibilités.

Visualisation dans le planning #

• La vacation comportant une dérogation apparaît en violet (couleur par défaut) dans le planning.
• En cas de vacation de remplacement, une nouvelle vacation, correspondant à la durée de la dérogation, est automatiquement créée dans le planning des vacations à affecter.
• Cela permet de réaffecter cette vacation à un autre agent pour assurer le remplacement.

Suppression d’une dérogation #

Pour supprimer une dérogation :

1. Cliquez sur la vacation de l’agent concerné.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’option de suppression de la dérogation.

Notez que si la dérogation a créé d’une vacation de remplacement, il faudra la supprimer au préalable pour pouvoir supprimer la dérogation.