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Gestion des contacts clients et sites

Temps de lecture estimé : 1 min

Introduction #

Depuis la version 1.5.1 de Comète, vous pouvez associer des contacts à vos clients et à vos sites, et définir s’ils doivent recevoir les devis, factures et plannings sites envoyés par email via Comète.
Cette fonctionnalité permet d’automatiser l’envoi de documents à plusieurs destinataires selon le type de document.

Gérer les contacts #

Vous pouvez associer des contacts à vos clients et à vos sites via les onglets « Contacts » :

Pour chaque contact, vous pouvez renseigner :

  • Sa civilité, son nom et son prénom

  • Ses coordonnées

  • Des notes internes (non diffusées)

  • Sa fonction

  • Les documents qu’il doit recevoir par email :

    • Devis

    • Factures

    • Plannings sites

    • Relances de factures

Ces paramètres sont définis pour chaque client ou site associé.

Bon à savoir :

Lors de la création d’un contact, si un homonyme avec la même adresse email existe déjà pour un autre client ou site, Comète vous proposera de le réutiliser.
Les préférences d’envoi (devis, factures, plannings) restent personnalisables pour chaque client ou site.

Cas des contacts existants #

Pour les clients déjà créés dans une version antérieure de Comète et ayant une adresse email renseignée, un contact principal est automatiquement créé.
Ce contact reprend les données utilisées précédemment pour :

  • Les exports

  • Les lettres types

⚠️ Attention :

L’adresse email du contact principal n’est pas celle utilisée pour se connecter à l’Espace Client Comète Link.
L’email de connexion est défini dans le menu suivant de la fiche client :

Lors de la mise à jour vers la version 1.5.1, l’adresse utilisée pour se connecter à Comète Link est automatiquement reprise à cet endroit.

Responsable coté exploitation #

Dans les fiches Site, vous pouvez maintenant associer un contact Responsable côté exploitation via le menu prévu à cet effet :

Ce menu vous propose une liste des contacts existants ayant déjà ce rôle sur d’autres sites.

Dans les versions précédentes, ces champs étaient saisis librement pour chaque site.
La version 1.5.1 fusionne automatiquement les contacts identiques.
Cependant, des fusions manuelles peuvent être nécessaires.

Pour fusionner des contacts :

  1. Rendez-vous dans Paramètres > Exploitation > Général > Contacts

  2. Sélectionnez les doublons

  3. Cliquez sur « Fusionner » :

Envoi des emails #

Lors de l’envoi par email de Plannings sites, Devis ou Factures, Comète vous proposera automatiquement :

  • Les contacts paramétrés pour recevoir ce type de document

  • La possibilité de saisir une adresse email spécifique en cochant la case dédiée

Vous pourrez :

  • Visualiser tous les destinataires avant l’envoi

  • Ajouter ou retirer des contacts en cliquant sur le bouton « À » ou sur les boutons« Cc » et « Cci » :