Introduction #
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour chaque salarié que vous avez l’intention de recruter.
Comète vous facilite cette démarche en vous permettant d’effectuer vos DPAE en quelques clics, sans ressaisies manuelles.
Ce guide vous présente le paramétrage préalable dans Comète et les différentes méthodes pour effectuer vos DPAE.
Le bouton DPAE #
Le bouton DPAE, visible depuis la barre d’outils de la fenêtre principale d’un agent, peut prendre plusieurs formes :
Indique que la DPAE n’a pas encore été faite
Indique que la DPAE est en cours de traitement
Indique que la DPAE a été refusée
Indique que la DPAE a bien été effectuée
Vous pourrez également retrouver le bouton DPAE sous une forme « neutre » 
dans la liste des agents et dans la liste des pointages.
DPAE automatique #
Paramétrage #
Pour permettre à Comète de faire automatiquement une DPAE, un paramétrage est nécessaire au niveau de votre société :
- Rendez-vous sur la plateforme Comète, onglet Paramètres
- Cliquez sur le bouton Utilisateurs et sélectionnez Sociétés
- Dans la liste des sociétés, sélectionnez la société sur laquelle vous désirez effectuer des DPAE automatiques en effectuant un double clic.
Vérifiez que le n° de SIRET de votre société est bien renseigné puis cliquez sur le bouton DPAE.
La fenêtre de paramétrage ci-dessous s’ouvre pour enregistrer les informations nécessaires aux envois des DPAE :
Renseignez le Nom et Prénom du déclarant (responsable de la société), ainsi que le mot de passe du compte URSSAF
Ce paramétrage devra être effectué sur toutes les sociétés ou agences pour lesquelles vous désirerez faire des DPAE automatiques.
DPAE individuelles #
Il vous est possible d’effectuer la DPAE d’un nouvel agent directement depuis sa fiche :
- Rendez-vous dans la Plateforme, onglet Agents
- Cliquez sur le bouton Agents
- Rendez-vous sur la fenêtre de votre agent en le recherchant dans le champ NOM Prénom
- Cliquez sur le bouton DPAE :
- Dans le menu, sélectionnez DPAE automatique
Si la DPAE automatique n’est pas possible, Comète vous indiquera le motif de refus. Vous pourrez alors corriger les données concernées et réessayer d’envoyer la DPAE via la même manipulation.
Autrement, la DPAE a bien été effectuée et passe en statut en cours de validation :
L’étape de validation peut prendre quelques minutes avant que le statut de votre DPAE passe en « validée ». Cette étape est nécessaire pour récupérer le code et la date de la DPAE de l’agent auprès de l’URSSAF.
DPAE multiples #
Comète vous permet également d’effectuer collectivement des DPAE en automatique.
- Rendez-vous sur une liste d’agent ou depuis une fiche agent, cliquez sur le bouton DPAE, puis sélectionnez Suivi des DPAE
- Depuis la liste des agents affichés, sélectionnez les agents concernés
- Cliquez sur le bouton DPAE :
- Dans le menu, choisissez DPAE automatique
Si les DPAE de certains agents sont refusées, Comète vous le précisera dans un message d’information.
Les agents pour lesquels les DPAE ont été effectuées passeront en statut En cours de validation
Validation de la DPAE #
Cette étape concerne les agents pour qui la DPAE a été faite et qui sont En cours de validation.
La validation est nécessaire à Comète pour récupérer auprès de l’URSSAF la date et le numéro de DPAE de l’agent pour l’ajouter au contrat de l’agent. Elle peut être réalisée quelques minutes après la DPAE.
Rappel : vous pouvez facilement reconnaitre les agents ayant une DPAE En cours de validation grâce au bouton DPAE de sa fiche
Trois méthodes sont possibles pour récupérer cette validation :
- Automatique : Rendez-vous sur la fenêtre de l’agent, automatiquement, à l’ouverture de la fenêtre de l’agent, Comète récupère les données de la DPAE pour les renseigner dans le contrat de l’agent.
- Manuellement : Depuis la fiche d’un agent, cliquez sur le bouton et sélectionnez Vérifier la validation de la DPAE.
- Collectivement : Rendez-vous dans la fenêtre d’un agent, cliquez sur le bouton DPAE, puis sélectionnez Suivi des DPAE
Comète vous affiche alors la liste de tous les agents qui n’ont pas une DPAE validée.
Sélectionnez les agents En cours de validation, puis cliquez sur le bouton DPAE et sélectionnez vérifier la validation des DPAE.
Quelle que soit la méthode utilisée, si Comète a pu enregistrer la validation des DPAE concernées, automatiquement, le numéro et la date de DPAE se renseigneront dans la fenêtre contrat de l’agent (depuis la fenêtre de l’agent, modifier > contrat de l’agent)
Suivi des DPAE #
Comète vous permet de visualiser rapidement la situation globale des DPAE de vos agents.
- Rendez-vous sur la Fenêtre principale des agents
- Cliquez sur le bouton DPAE
- Sélectionnez Suivi des DPAE
Par défaut, la fenêtre qui s’ouvre affichera tous les agents présents sur le mois en cours qui n’ont pas de DPAE validée.
Une case 
vous permet d’afficher également les agents ayant une DPAE validée.
Une colonne État vous affiche la situation des DPAE de tous vos agents.
Enfin, depuis cette fenêtre, le bouton vous permet d’effectuer des DPAE automatiques pour les agents qui seraient en statut Absente ou Refusée ou de vérifier la validation de DPAE des agents qui auraient le statut En cours de validation.