Introduction #
Les lettres types sont des modèles que vous allez pouvoir créer afin de les envoyer à un ou plusieurs agents automatiquement et qui constituent un gain de temps considérable pour la gestion de votre courrier. Les lettres types sont constituées :
- d’un contenu fixe.
- de champs automatiques : des informations (date du jour, données de l’agent ou de l’entreprise) qui se remplissent automatiquement.
- de champs manuels : des informations que vous devez saisir vous-même au moment de l’impression ou de l’envoi.
- de champs spécifiques, qui se renseignent automatiquement avec les données liées aux habilitations, diplômes, équipements ou formalités de l’agent.
Comment créer une lettre type ? #
Pour commencer, suivez ces étapes :
Dans la fenêtre principale des agents, cliquez sur Écrire 
puis Écrire une lettre type.
- Dans la fenêtre Choix d’une lettre type, cliquez sur le bouton « Créer »
.
Vous avez aussi la possibilité de partir d’un modèle existant. Pour cela, faites un clic droit sur la lettre type de votre choix pour la modifier et la nommer différemment : cela créera une nouvelle lettre type.
- Une fois dans le module de traitement de texte, vous pourrez rédiger le contenu commun de votre lettre.
Remarque :
Il est possible de copier le contenu d’un document Word et de le coller dans le module de traitement de texte de Comète.
En choisissant de l’enregistrer, vous retrouverez votre document ainsi que sa date d’envoi dans l’onglet Correspondances > Courrier de la Fenêtre principale de l’agent concerné.
Les types de champs #
Différents types de champs automatiques peuvent être ajoutés à vos lettres type, en cliquant sur le bouton « Champs » :
- Champs automatiques : Double-cliquez sur le champ souhaité pour l’insérer dans la lettre type. Les champs automatiques sont représentés par des sections grisées entre accolades, comme
{Nom de l'agent}. - Champs manuels : Ces champs permettent de définir une zone de texte dans la lettre qui sera à remplir avant chaque utilisation. Créer un champ en lui donnant un nom, puis double-cliquez dessus pour l’insérer dans votre lettre.
- Champs spécifiques : Ces champs permettent d’intégrer des informations liées aux habilitations, diplômes, équipement ou formalités de l’agent.
La gestion du courrier définie pour les agents est la même en Fenêtre principale des Clients et Sites et en Fenêtre principale des Candidats.